CURIOSIDADES

Gestão de matéria-prima x controle de estoque eficiente: entenda!

Escrito por Massa Madre Blog
6 de dezembro de 2018

A gestão de matéria-prima é um processo que ocorre desde o início da existência humana, quando o homem ia atrás de recursos fundamentais para a sua sobrevivência, saindo para caçar, buscar madeiras e materiais para produzir fogo, por exemplo.

Nesse sentido, quando encontravam uma boa fonte de mantimentos, eles guardavam tudo para que pudessem utilizar como sua subsistência no futuro. Tratam-se das primeiras formas de armazenamento e de gestão de matéria-prima para o futuro de que temos notícia das antigas civilizações.

Os métodos e as técnicas de armazenamento de matéria-prima foram se aperfeiçoando no decorrer do tempo. A preocupação sempre foi guardar esses itens de maneira adequada de forma a preservar a sua qualidade e propriedades originais, para que, assim, continuassem a atender às necessidades das organizações e das pessoas.

Com o passar dos anos, o crescimento do mercado e das indústrias tornou esse processo mais complexo. A gestão de matéria-prima passou a ser feita em etapas, por meio de cadeias produtivas. Assim, o estoque passou a fazer parte dos custos operacionais e do próprio índice de desempenho e lucratividade das empresas.

Pensando nisso, neste artigo, vamos mostrar como realizar essa gestão, bem como quais são os seus impactos em empresas e no mercado em geral. Acompanhe a leitura!

O que é a gestão de matéria-prima?

A gestão de matéria-prima envolve o abastecimento de forma permanente e contínua das mercadorias que vão fazer parte das atividades das empresas, sendo usadas, por exemplo:

  • na produção dos seus produtos;
  • para subsidiar os procedimentos que dependem de materiais a serem utilizados como matéria-prima para novos itens;
  • no escritório;
  • no segmento de vendas;
  • no setor de limpeza;
  • no atendimento ao cliente etc.

Dessa maneira, a formação e a organização de estoques de mantimentos e mercadorias, em geral, se tornou uma fase essencial para a manutenção de um negócio saudável.

Os gestores sabem muito bem disso. O gerenciamento do estoque demanda uma série de cuidados para que ele se mantenha lucrativo dentro do mercado. Não por acaso, eventuais falhas nesse processo podem prejudicar todas as operações seguintes.

Qual é a importância da gestão de matéria-prima?

A gestão de materiais tem como objetivo melhorar o investimento feito nos estoques. Isso ocorre porque as despesas que a empresa tem para executar todas as suas funções correspondem ao valor do capital que é direcionado às suas mercadorias e produtos, que, por sua vez, estão expostos aos riscos da deterioração e vencimento.

Assim, as formas de planejamento e de controle dos materiais são muito importantes, já que, dessa forma, será possível obter o máximo de retorno financeiro sobre o valor do capital que foi usado para o investimento.

A gestão de matéria-prima é formada por várias fases, entre elas, a de compras, uma das mais importantes. Isso porque o que acontece nessa etapa vai definir grande parte dos rumos do negócio, ou seja, o lucro ou prejuízo vão ser definidos nesse momento, quando a compra da mercadoria é feita.

Dessa maneira, se a compra foi bem realizada e bem-sucedida, haverá um custo menor e economia, que terá consequências positivas no cálculo do preço de venda da mercadoria final, além de demandar mais ou menos investimentos no trabalho e na organização dos produtos.

Todo esse processo foi otimizado com o surgimento de tecnologias inovadoras. Por meio dos recursos computacionais, tornou-se possível a integração dos diversos setores de uma empresa, tais como das suas operações e informações do estoque ao longo de toda a sua cadeia produtiva. Isso ajudou a diminuir a quantidade de itens armazenados e dos custos necessários para esse fim.

A falta de materiais interfere direta e imediatamente na produção. Isso pode levar à escassez de itens e à perda de clientes e vendas. Já o armazenamento de grande quantidade de produtos pode gerar prejuízos e o vencimento da validade de muitos deles. Diante desse quadro, a melhor maneira de evitar ambos os extremos é manter a moderação.

É certo que as empresas necessitam de um nível de estoque que esteja disponível para que, assim, consigam atender às demandas dos consumidores, principalmente, devido à grande rotatividade dos pedidos. Desse modo, podem haver estoques com quantidades menores e que tenham um giro maior e, ao mesmo tempo, pode haver mais negócios feitos com o mesmo volume de produtos armazenados no estoque.

Por isso, a gestão e o controle do estoque de matéria-prima são muito importantes para contribuir para que a empresa tenha maior lucratividade e ganhe mais vantagem competitiva. Por outro lado, manter o estoque elevado reduz o fluxo de caixa da empresa e aumenta as perdas.

Como a gestão de matéria-prima pode favorecer a produção e resultados?

Infelizmente, a má gestão de materiais de muitas empresas faz com que elas tenham armazenado o equivalente a vários meses de venda, sendo que muitos itens são considerados já em desuso ou com baixo valor e pouca rotatividade.

Como consequência, os negócios que não se preocupam com a gestão de seus materiais apresentam problemas em diversas áreas, como o atendimento de seus clientes, falta de comunicação entre os diversos setores da instituição, menor lucro, entre outros. Além disso, os estoques que são mal administrados colocam em risco o capital de giro da empresa e acabam por fornecer um serviço de pouca qualidade aos consumidores, o que gera uma queda nas vendas e na lucratividade.

É importante entender que o uso de recursos produtivos ao longo da gestão da cadeia de suprimentos ajuda a criar valor para o consumidor. Para completar, o estoque ajuda no sistema que regula todo o fluxo dos negócios.

Dessa forma, a falta de conhecimento de estratégias referentes à gestão de estoques, bem como o não uso de instrumentos como métodos estatísticos e tecnológicos e a baixa capacitação dos profissionais que auxiliam a gerir o armazenamento de produtos podem comprometer todo esse procedimento.

Por outro lado, uma gestão eficiente do estoque depende de profissionais e gestores capacitados, que utilizem ferramentas adequadas e entendam que a diminuição de produtos armazenados não significa uma queda dos pedidos ou uma potencial redução dos negócios. Nesse sentido, é possível diminuir o estoque em vários meses, sem que isso implique a falta de qualidade do atendimento dos clientes.

Como realizar um controle de estoque eficiente?

Vamos apresentar a seguir algumas dicas com tudo o que você precisa saber para realizar corretamente a gestão de matéria-prima em uma empresa. Confira a seguir.

Monitore a linha de produção ao longo de toda a cadeia produtiva

É importante conhecer as fases que compõem a cadeia produtiva da matéria-prima até a mercadoria. Esse conhecimento ajuda o gestor na otimização dos processos e, consequentemente, diminui a ocorrência de desperdícios ou excessos.

Por isso, é essencial organizar e ter o controle de todas as fases do processo de compras. Isso pode ser feito com a ajuda de planilhas e relatórios que documentam todas as informações sobre esses procedimentos. Por exemplo, fazer uma lista com os materiais a serem obtidos, a quantidade que será utilizada conforme cada período, fazer a avaliação da taxa de retorno etc.

Isso ajuda a conhecer melhor a rotina do estoque para saber o que é mais pedido pelo consumidor e aquilo que sai com menos frequência, conhecendo, assim, a taxa de rotatividade dos produtos.

A partir dessas informações, a linha de produção consegue ser mapeada e o gestor consegue identificar mais detalhadamente as necessidades de cada fase. Com isso, poderá dar mais atenção àquilo que precisa de mais investimento, definindo a melhor maneira de gerir a matéria-prima.

Tudo isso é importante para definir as falhas nas etapas, para fazer a avaliação do custo da matéria-prima e conseguir uma relação de custo-benefício maior, além de contribuir para que a empresa não perca tempo com fases ou mercadorias desnecessárias. Dessa forma, a programação para a compra dos produtos é feita de maneira mais planejada e acertada.

Garanta um transporte de qualidade para as mercadorias

O transporte é uma etapa essencial quando nos referimos à gestão de estoque e de matéria-prima. Desde as primeiras etapas, como a agricultura, até a indústria, é importante tomar cuidado com o índice de desperdício de material que pode acontecer por causa do transporte mal feito.

Para isso, é importante investir em transporte próprio e especialmente pensado para carregar produtos cuidadosos e frágeis, por exemplo. Além disso, os cuidados com armazenamento que permitem que o material chegue inteiro e em boas condições também é essencial para que ele seja bem aproveitado em toda a sua linha de produção.

Mantenha fornecedores competentes durante todas as etapas

É importante manter um histórico com os dados de todos os fornecedores, conforme o tipo de material que cada um deles oferece. Inclusive, é essencial que sejam documentadas informações como as condições possíveis de pagamento, a maneira como será feita a entrega, entre outros trâmites relativos à compra.

Esse banco de dados é formado pelos contatos contendo o cadastro das indústrias que permitem conhecer melhor as condições de cada fornecedor. Desse modo, o gestor consegue visualizar as melhores possibilidades de contratação, ou seja, permite ter um controle maior sobre as compras e a gestão de fornecedores internacionais.

Assim, a gestão de fornecedores nacionais e internacionais é importante para conhecer a qualidade dos insumos, o melhor preço, as condições de pagamento mais vantajosas, a logística para a entrega mais eficiente etc. Além do mais, é possível antever possíveis problemas e sugerir soluções de imediato.

Use ferramentas tecnológicas para automatizar o controle do estoque

O uso de softwares ajuda a manter o controle de estoque. Afinal, eles contêm todas as informações referentes à entrada e saída de mercadorias, o dia em que isso aconteceu, o valor dos produtos etc. Dessa maneira, podem emitir avisos caso o nível de certo produto estiver baixo e precisar ser reposto.

Esse controle é muito importante, uma vez que o armazenamento excessivo de mercadorias pode gerar o seu vencimento, o que significa prejuízo, sem falar nos custos com o espaço destinado ao estoque.

Por outro lado, um estoque pequeno aumenta os riscos de faltar produtos. Assim, o acompanhamento garante que haja matéria-prima sempre disponível. Isso significa que o negócio não terá mais produtos para vender, o que pode causar uma debandada dos clientes.

A melhor maneira de evitar esse tipo de situação é adotar um software que mantenha a gestão de matéria-prima de forma inteligente.

Armazene os produtos de forma correta

Um armazenamento adequado dos produtos assegura a manutenção da sua propriedade original (suas características químicas, físicas e biológicas, por exemplo) e evita que se desgaste com o decorrer do tempo, devido à má conservação. Isso aconteceria se o item disposto em um local pouco arejado, com muita iluminação e com temperaturas inadequadas.

Tendo isso em vista, assim que eles chegam para serem entregues, após serem catalogados, devem ser armazenados conforme as orientações indicadas previamente pelos seus fabricantes. Nesse sentido, existem produtos que precisam ser guardados de acordo com determinada temperatura e fora do alcance da luz, por exemplo.

De maneira geral, o armazenamento deve ser feito da seguinte forma:

  • espaço suficiente para fazer o armazenamento;
  • os produtos  frágeis devem ser guardados em locais especiais e manuseados com cuidado;
  • os produtos que precisam ser guardados em baixas temperaturas exigem a presença de geladeiras ou frigoríficos;
  • alguns materiais precisam ser mantidos em espaços escuros com pouca luz para evitar o perecimento;
  • a limpeza nesses locais deve ser feita de forma frequente para evitar a proliferação de animais nocivos, bactérias e micro-organismos prejudiciais à saúde e que podem estragar o produto.

Faça o cadastro de todos os materiais

Antes do procedimento de estoque de materiais, eles devem ser documentados no cadastro da empresa. Esse levantamento é importante para que os gestores tenham ciência dos itens existentes e que podem ser utilizados em futuros processos.

O inventário e o cadastro das matérias devem ser feitos periodicamente em planilhas ou em um sistema integrado com a finalidade de fazer a gestão do estoque. Essa organização pode ocorrer conforme a data de validade, o valor, ou a rotatividade, por exemplo.

A partir da contabilização dos produtos, feita no inventário, torna-se possível controlar o estoque e saber o valor que foi investido no negócio, bem como monitorar a quantidade de itens que foi utilizada.

Defina o fluxo de entrada e saída de materiais do estoque

A gestão de estoque ajuda a monitorar o processo de entrada e saída do armazenamento. Isso é feito desde o momento em que a matéria-prima chega na empresa até a hora em que é disposta para ser utilizada na produção. Todas essas transações são realizadas por meio do cadastro, conforme vimos anteriormente.

Como evitar o desperdício de alimentos?

Grande parte da comida que é produzida em todo o mundo é simplesmente desperdiçada e jogada fora.  Infelizmente, isso acontece em muitas empresas. Esse é um tema muito grave e que precisa ser debatido, fazendo com que a sociedade e os gestores de empresas se conscientizem cada vez mais para esse problema.

A seguir, vamos apresentar algumas medidas para reduzir o desperdício de alimentos!

Faça uma lista de compras

É importante verificar o que há na despensa e o que está em falta. Dessa forma, você saberá o que precisar comprar e não gastará dinheiro fazendo estoque desnecessário, comprando alimentos que ainda estão guardados e não foram consumidos.

Verifique a validade dos produtos

No momento de comprar os produtos, não deixe de conferir a data de validade. Prefira comprar aqueles que estão longe de vencer. Porém, na hora de cozinhar, prefira aqueles que estão perto do vencimento, em detrimento de outros com data mais longa. Você pode anotar em uma lista a data de validade deles ou colocar os que vão vencer primeiro na fila da frente, para serem pegos mais facilmente.

Aumente a frequência das compras

Ir ao mercado com frequência é melhor do que ir apenas uma vez por mês, por exemplo. Esse hábito ajuda a evitar o desperdício de alimentos, uma vez que os produtos serão comprados de forma gradativa. Além disso, a vantagem é que você carrega menos peso.

Tenha cuidado com as promoções

As promoções podem ser atrativas, mas tenha cuidado com elas. Geralmente, elas podem influenciar negativamente o seu orçamento e vão contra o consumo consciente. Elas podem desencadear o consumismo, que é a compra de produtos desnecessários pelo simples prazer de comprar.

Muitas vezes, esses produtos estão perto da data de vencimento e acabam perecendo antes mesmo de você utilizá-los. Por isso, esteja atento. Verifique se realmente precisa daquele alimento antes de sair comprando tudo que está em promoção.

Armazene os alimentos de maneira correta

O ato de armazenar os alimentos é muito importante. Antes disso, é preciso fazer a higiene, uma vez que muitos contêm vários tipos de agrotóxicos e outras substâncias nocivas para o consumo do ser humano. Por isso, lave e seque tudo muito bem e guarde em um compartimento adequado, para que eles se mantenham conservados e para evitar a proliferação de bactérias prejudiciais à saúde.

Congele os alimentos que sobraram

As sobras dos alimentos não devem ser jogadas fora, necessariamente. Caso você perceba que preparou um alimento em excesso ou que restaram as sobras de um determinado produto, mantenha o hábito de congelar as partes que sobraram. Experimente usar técnicas de culinária como o branqueamento para congelar legumes, frutas e verduras.

Aproveite todos os alimentos

Tenha o costume de aproveitar todos os alimentos que for preparar. Isso ajuda a reduzir as sobras e evita o desperdício. As partes não convencionais como, talos e cascas de legumes, verduras e frutas podem ser utilizadas para preparar outras receitas, tão saborosas quanto o prato principal.

Como a gestão de matéria-prima pode contribuir para evitar o desperdício de alimentos?

Seja feita pelo meio manual, seja por sistemas informatizados, a gestão de matéria-prima é muito importante, uma vez que ajuda a controlar a entrada, saída e a movimentação de insumos. O controle ajuda a monitorar a quantidade disponível de cada produto que está armazenado na empresa e o seu valor. Além do mais, torna-se possível monitorar a rotatividade dos pedidos e do consumo efetivo desses materiais.

Assim, a gestão da matéria-prima ajuda a fazer a contabilidade precisa dos produtos que estão estocados e identificar como são organizados e distribuídos. Dessa maneira, evita-se o desperdício de alimentos, pois os gestores terão conhecimento exato sobre aquilo que tem mais saída de produção. Logo, eles investirão mais nessas matérias.

Por outro lado, os que têm menor saída são controlados. Isso significa uma economia de capital e evita a escassez de matérias que podem influir na parada de toda a produção ou até mesmo nas vendas.

Como vimos neste post, o estoque é considerado um ativo nas organizações. Contudo, ele é mantido improdutivo até o momento em que passa a ser usado na cadeia de produção.

Então, a partir do momento em que há o investimento nesse tipo de matéria, ela é armazenada até que seja aplicada na produção de um produto. Esse período deve ser o mais curto possível. Dessa forma, o aporte de capital que foi investido vai retornar mais rapidamente, por meio da venda do produto em sua fase final. Como resultado, os custos despendidos com o fornecedor, com a armazenagem, a logística e a produção retornam para a empresa novamente, e o melhor: com uma taxa de lucro.

De outro modo, a falta de estoque é um fator que leva à diminuição das vendas e frustração dos consumidores. Além disso, vai causar uma má reputação da empresa perante o mercado e os próprios clientes.

Deu para entender a importância da gestão estratégica de estoque? Essa é uma tarefa complexa e que exige cuidado e o uso de instrumentos tecnológicos específicos.

O tamanho da complexidade tem a mesma proporção que a empresa e a sua referência no mercado. Nesse sentido, quanto maior for a organização empresarial, maior será a quantidade de matérias-primas compradas dos fornecedores, o valor gasto, a operação de logística e de armazenamento, bem como as demais etapas de produção.

Logo, o desafio de fazer a gestão de matéria-prima e montar um estoque organizado e eficiente, que ajude a aumentar o capital de giro e a lucratividade da empresa, também é maior. Mas não se preocupe. Isso será facilmente alcançado seguindo as dicas deste artigo.

Tem alguma dúvida sobre como fazer a gestão de matéria-prima? Somos uma empresa internacional voltada para a venda de utensílios destinados à preparação e armazenamento de alimentos. Entre em contato conosco! Podemos ajudá-lo!


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